1. Responsable y alcance
Responsable: Empresas Virtuales. Canal de privacidad: gerencia@empresasvirtuales.com.
Esta política se adopta bajo el marco colombiano de protección de datos personales, incluyendo la Ley 1581 de 2012 y su reglamentación compilada aplicable. Cubre formularios, CRM, solicitudes comerciales, conversaciones con EVIA, soporte, cuentas de usuario y procesos de prospección empresarial.
Antes de utilizar esta política como documento contractual definitivo deben incorporarse la razón social o identificación jurídica completa, NIT, domicilio y dirección de notificación del responsable. El software no inventa esos datos.
2. Principios de tratamiento
El tratamiento se orienta por legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. La autorización, cuando sea exigible, debe poder demostrarse y no se presume por el simple hecho de que un dato esté visible en internet.
3. Datos y finalidades
- Identificación y contacto: responder solicitudes, gestionar relaciones y prestar soporte.
- Empresa, cargo, necesidad y contexto: comprender requerimientos, preparar propuestas y organizar oportunidades.
- Cuenta y sesión: autenticar, proteger accesos, mantener continuidad y prevenir abuso.
- Conversaciones: responder, conservar contexto, derivar a una persona y documentar solicitudes.
- Datos técnicos: seguridad, diagnóstico, funcionamiento, prevención de abuso y analítica cuando esté habilitada bajo las condiciones aplicables.
- Información contractual u operativa: ejecutar servicios, documentar entregas y atender obligaciones.
No pedimos por formularios comerciales datos sensibles que no sean necesarios para la finalidad informada.
4. EVIA, nuestra asistente virtual 7x24
Antes de crear una nueva conversación persistida, EVIA solicita una autorización explícita. El sistema registra la fecha de autorización y una versión de consentimiento. La conversación puede apoyar orientación, clasificación de la solicitud y continuidad humana. El visitante puede pedir que una persona continúe el caso.
La autorización para guardar una conversación no convierte automáticamente a la persona en suscriptora de campañas promocionales.
5. Fuentes empresariales y Prospección CCI
La prospección puede enriquecer cuentas empresariales con información pertinente procedente de registros empresariales, sitios web corporativos, dominios, canales públicos de la empresa y otras fuentes legítimas. El sistema conserva fuente y fecha de validación cuando corresponde.
Cuando la información identifica o puede asociarse con una persona natural, se trata como dato personal. La disponibilidad pública no elimina los principios de finalidad, circulación restringida, calidad, seguridad y respeto por los derechos del titular.
6. Derechos de los titulares
El titular puede conocer, actualizar y rectificar sus datos; solicitar prueba de la autorización cuando sea exigible; conocer el uso realizado; presentar consultas o reclamos; solicitar revocatoria o supresión cuando proceda; y acceder a sus datos en los términos establecidos por la normativa aplicable.
7. Consultas, reclamos, revocatoria y supresión
Las solicitudes pueden enviarse a gerencia@empresasvirtuales.com. Deben incluir información suficiente para identificar al solicitante, describir la petición y facilitar la respuesta. Si la solicitud corresponde a un reclamo, se tramitará conforme a los términos y requisitos legales aplicables.
8. Seguridad, encargados y transferencias
Aplicamos medidas razonables según la naturaleza de los datos y el servicio: control de acceso, tokens aleatorios para sesión persistente, hashes, cookies de seguridad, trazabilidad, respaldos y segregación de superficies administrativas. Proveedores de infraestructura, correo, IA, analítica o soporte pueden actuar como encargados cuando el servicio los requiera, bajo finalidades y condiciones definidas.
La política debe revisarse cuando cambien sustancialmente finalidades, proveedores, categorías de datos o requisitos legales.